Quy trình từ Đơn hàng đến Tiền mặt (O2C) là gì?

Quy trình chuyển đổi một đơn hàng thành tiền mặt được gọi là chu trình “từ đơn hàng đến tiền mặt” (O2C/OTC), và nó diễn ra ngay khi khách hàng đặt một đơn hàng và tiếp tục cho đến khi họ thanh toán cho nó. Từ đơn hàng đến tiền mặt còn được biết đến với các tên gọi khác như quote to cash (QTC), accounts receivable (AR), và các tên khác tùy thuộc vào ngành công nghiệp.

Các mô hình kinh doanh được sử dụng bởi các nhóm từ đơn hàng đến tiền mặt khác nhau; một số chọn dịch vụ chia sẻ, trong khi những người khác có thể thuê ngoài các bước cụ thể trong quá trình thu nợ phải thu.

Hãy khám phá chu trình từ đơn hàng đến tiền mặt một cách chi tiết hơn để hiểu rõ hơn về các quy trình con của nó.

Quy trình từ Đơn hàng đến Tiền mặt

• Đặt & Quản lý Đơn hàng Người tiêu dùng hoặc người mua đặt đơn hàng thông qua bán hàng là bước đầu tiên trong chu trình O2C. Tổ chức nhà cung cấp sau đó nên đảm bảo không có sự chậm trễ trong việc chấp nhận đơn hàng hoặc nhập lại đơn hàng.

• Quản lý Tín dụng Phòng tín dụng của nhà cung cấp đánh giá rủi ro tín dụng của người tiêu dùng khi một đơn hàng được đặt. Một quy trình quản lý tín dụng đúng cách. Bằng cách làm điều này, bạn có thể chắc chắn rằng nhà cung cấp chỉ nhận đơn hàng từ khách hàng có khả năng trả tiền cho họ.

• Thực hiện Đơn hàng Hàng tồn kho được kiểm tra và cập nhật liên tục trong suốt quá trình thực hiện đơn hàng để ngăn chặn bất kỳ đơn hàng nào không thể được thực hiện. Nhưng hãy nói rằng mặc dù đơn hàng đã được thực hiện, mặt hàng không còn có sẵn hoặc không còn sản xuất. Để tránh bất kỳ rắc rối không dễ chịu nào với việc lập hóa đơn và thanh toán, khách hàng phải được thông báo ngay lập tức, và đơn hàng phải được hủy ngay lập tức. Bằng cách hoàn thành việc mua hàng trong thời gian quy định, doanh nghiệp tránh được khó khăn không cần thiết và giành được sự tin tưởng của khách hàng, cả hai đều rất quan trọng.

• Giao hàng Đơn hàng sau đó được chuẩn bị để giao hàng và được giao cho dịch vụ vận chuyển, người sẽ giao nó cho khách hàng, là bước tiếp theo. Nhóm O2C nhận được các giấy tờ sau từ dịch vụ vận chuyển sau khi giao hàng:

  • Chứng từ Giao hàng - Đại diện kho hàng cho khách hàng đã ký vào tài liệu, cũng bao gồm một bản tóm tắt về các mặt hàng đã giao và số lượng của chúng.
  • Bill of Lading - Danh sách đầy đủ của hàng hóa xe tải mà người gửi hàng cung cấp cho người gửi hàng được gọi là bill of lading.

  Những hóa đơn này được xem xét cho quá trình giải quyết trong trường hợp có bất kỳ tranh chấp nào sau này.

• Lập hóa đơn/Khách hàng Việc lập hóa đơn sau khi giao hàng là rất quan trọng để đảm bảo việc thanh toán đơn giản và không gặp rắc rối từ khách hàng. Nhóm phụ trách lập hóa đơn và lập hóa đơn tạo ra hóa đơn và gửi chúng đến khách hàng qua fax, EDI, email, thư thông thường, và các phương tiện khác. Nhóm O2C đóng một hóa đơn mở sau khi khách hàng thanh toán và nhóm nhận được thanh toán.

• Đuổi theo/Thu thập/Dunning Các công ty có các nhóm thu thập chuyên biệt phụ trách thu thập hóa đơn chưa thanh toán. Đuổi theo/Thu thập/Dunning có thể được thực hiện qua điện thoại hoặc email. Quy trình này rất quan trọng, đặc biệt khi một doanh nghiệp bán hàng hóa của mình theo hình thức cho vay. Khách hàng phải được đánh dấu và tín dụng của họ phải được đình chỉ nếu có sự cố trong việc thanh toán và hóa đơn bị bỏ qua. Công ty nên đánh giá điều này một cách định kỳ để cập nhật về ước tính cho nợ xấu và đưa ra quyết định tương ứng.

• Ứng dụng Tiền mặt/Đối chiếu Để đối chiếu tiền mặt, một khoản thanh toán phải trước tiên được khớp với hóa đơn mở Sổ cái sau đó được cập nhật để phản ánh sự thêm vào. Để tránh thêm công việc cho trách nhiệm của bộ phận thu thập, bất kỳ tranh chấp nào phát sinh từ điều này nên được giải quyết ngay lập tức.

Tại sao AR & O2C lại quan trọng?

Phải thu, còn được biết đến như từ đơn hàng đến tiền mặt, là một quy trình tài chính quan trọng có ảnh hưởng đến mối quan hệ khách hàng và sự tăng trưởng doanh thu của công ty. Cải thiện quy trình từ đơn hàng đến tiền mặt của một tổ chức có ảnh hưởng nhất quán đến sự phát triển kinh doanh và doanh thu của công ty. Quy trình Từ đơn hàng đến Tiền mặt hoạt động hiệu quả hơn của một công ty, họ sẽ dành ít thời gian hơn cho việc thu thập, và các nhà phân tích có thể tập trung vào cách kích thích sự tăng trưởng thương mại bằng cách giảm và kiểm soát rủi ro hơn là trên các khoản thanh toán và hóa đơn sai lệch.

Vấn đề mà các Nhóm AR đối mặt

Thực tế là các nhóm thu nợ phải thu hoạt động trong các silos là rào cản lớn nhất của họ. Điều này ngụ ý rằng các nhóm tín dụng hoàn toàn không biết về các nỗ lực thu thập hiện tại. Có nhiều hơn việc viết off do văn hóa siloed này dịch vụ khách hàng kém và ngày bán hàng nổi bật cao hơn (DSO).

Hãy xem xét một số vấn đề phổ biến mà các nhóm O2C gặp phải:

• Nhiều nguồn Đặt hàng Đơn hàng có thể được đặt trực tiếp từ trang web của nhà cung cấp, qua điện thoại, qua fax, hoặc qua email. Toàn bộ quy trình O2C có thể gặp rắc rối nếu có lỗi trong hệ thống xử lý đơn hàng. Việc nhận đơn hàng thủ công càng làm chậm quy trình. Xử lý đơn hàng không chính xác cũng có thể ảnh hưởng tiêu cực đến sự hài lòng của khách hàng và dẫn đến việc không thanh toán từ phía khách hàng.

• Lập hóa đơn Thủ công Khách hàng có nhiều sở thích khác nhau về việc lập hóa đơn. Ví dụ, trong khi SMBs thích hóa đơn dựa trên giấy, khách hàng lớn thích hóa đơn của họ được gửi đến cổng thông tin AP của họ. Các nhóm AR thủ công sản xuất và gửi hóa đơn dễ mắc lỗi để đáp ứng yêu cầu của mọi người.

• Chấp nhận các Phương thức Thanh toán Khác nhau Các nhóm thu nợ phải thu thường gặp khó khăn trong việc chấp nhận các loại thanh toán khác nhau từ khách hàng quốc tế của họ. Ví dụ, một số người tiêu dùng muốn thanh toán bằng séc, trong khi người khác thích sử dụng các phương thức điện tử như ACH, thẻ tín dụng, BACS, và SEPA. Phí chuyển đổi ngoại tệ là một chi phí khác của việc chấp nhận thanh toán nước ngoài.

• Thu thập Chậm & Thủ công Khách hàng mà các nhóm thu thập phải liên hệ thủ công hàng ngày được ưu tiên. Sau đó, mà không có quyền truy cập vào thông tin hiện tại về rủi ro tín dụng của khách hàng và tình trạng đăng bài thanh toán, họ quyết định về điều này và thiết lập phương pháp dunning của họ. Do đó, họ đôi khi bỏ qua khách hàng có nguy cơ mà thay vào đó gọi cho khách hàng có rủi ro thấp sẽ đã thanh toán đúng hạn.

• Giải quyết tranh chấp Thủ công Nhân viên quản lý khấu trừ thu thập thủ công tài liệu yêu cầu, bằng chứng giao hàng, và bill of lading, thực hiện nghiên cứu khấu trừ, và cố gắng giải quyết vấn đề khi khách hàng đưa ra chúng. Quy trình mất thời gian hơn do đó, nhưng các nhóm AR bỏ lỡ cơ hội để thu hồi tiền từ các khấu trừ sai lệch.

• Lỗi con người Các tai nạn có thể xảy ra nếu không có các hoạt động tích hợp từ đơn hàng đến tiền mặt. Ví dụ, một người thu nợ liên hệ với người tiêu dùng không biết về tình trạng đăng bài thanh toán. Kết quả là, người thu nợ có thể liên hệ với một khách hàng đã thanh toán, điều này sẽ dẫn đến trải nghiệm khách hàng xấu và việc phục hồi chậm.

• Chi phí hoạt động tăng Chi phí nguồn lực cao hơn đối với các doanh nghiệp lớn. Ngoài ra, còn có các chi phí khác liên quan đến chu kỳ quy trình từ đơn hàng đến tiền mặt, bao gồm cả những chi phí liên quan đến việc lập hóa đơn và lập hóa đơn cũng như phí hộp khóa ngân hàng. Vốn lưu động thường bị ảnh hưởng bởi chi phí kinh doanh tăng và việc thu hồi chậm.

Xu hướng Tự động hóa O2C

Làm thế nào để cải thiện quy trình từ đơn hàng đến tiền mặt? là một câu hỏi luôn xuất hiện trong thế giới tài chính luôn thay đổi, điều này cũng tạo ra các xu hướng hoặc mô hình độc đáo. Do đó, các giám đốc điều hành trong AR trên toàn cầu đã nhận ra tầm quan trọng của tự động hóa đối với các hoạt động dẫn đến thanh toán.

• Tự động hóa Từ đầu đến cuối của Đơn hàng đến Tiền mặt Việc tự động hóa các hoạt động O2C cụ thể, như ứng dụng tiền mặt, đã là ưu tiên của các nhà lãnh đạo AR theo thời gian. Tuy nhiên, theo thời gian, họ đã hiểu được giá trị của việc tự động hóa quy trình “từ đầu đến cuối”. Tương lai của các hệ thống từ đơn hàng đến tiền mặt tự động hóa là một quy trình phải thu tích hợp. Ngoài việc liên kết các quy trình AR khác nhau, một nền tảng tự động hóa từ đầu đến cuối cho phép dòng dữ liệu thời gian thực giữa các quy trình để hỗ trợ quyết định dựa trên dữ liệu. Do đó, tương lai của các hệ thống từ đơn hàng đến tiền mặt tự động hóa là một quy trình phải thu tích hợp.

• Nhu cầu về Dữ liệu Thời gian thực Tầm nhìn thời gian thực về các chỉ số quan trọng như DSO, nợ xấu, và tiếp xúc rủi ro là thiết yếu cho một nhà lãnh đạo tài chính của một tổ chức lớn. Dữ liệu AR thời gian thực rất quan trọng, như các nhà lãnh đạo tài chính đã nhận ra với sự bắt đầu của đại dịch và biến động kinh tế vĩ mô. Để lấy thông tin hữu ích từ các báo cáo và bảng điều khiển, họ rất muốn theo dõi tình trạng phải thu toàn cầu của họ theo thời gian thực.

• Tập trung tối ưu hóa Dòng tiền Các công ty đang tập trung vào việc cải thiện vốn lưu động của mình bằng cách giảm DSO và dự phòng nợ xấu do sự không chắc chắn và biến động của nền kinh tế. Bất kỳ tổ chức nào cũng phụ thuộc vào dòng tiền để hoạt động, và bằng cách sử dụng các giải pháp từ đơn hàng đến tiền mặt được hỗ trợ bởi AI, các doanh nghiệp có thể tăng cường dòng tiền vào.

• Triển khai nhanh hơn trên toàn cầu Phần mềm và giải pháp IT ít tốn kém hơn là tiêu chí quan trọng nhất cho bất kỳ dự án chuyển đổi số nào. Điều này là do mong muốn của các CFO và các nhà điều hành tài chính khác muốn kiểm tra ROI của họ một cách nhanh chóng hơn. Họ tập trung vào việc đưa vào hoạt động các giải pháp từ đơn hàng đến tiền mặt tự động hóa đơn giản để tích hợp với hệ thống ERP của họ.